MTB SOFTWARE NETWORK
Core Dashboard – DocsPipe
← Înapoi la Proiecte

Core Dashboard – DocsPipe

Management complet al contractelor și documentelor partenerilor: organizare pe categorii, expirări cu alerte, aprobări, permisiuni și audit end-to-end.

Reduce cu 60–80% timpul de căutare și urmărire a documentelor
Categorie
Modul DMS în Core Dashboard
Domenii
Legal · Management · Finance · Audit
Tehnologii
Next.js · Spring Boot · PostgreSQL · React · Java · S3/Disk
Scalare
Integrări · Webhook-uri · API
Dorești ceva similar?
Solicită o discuție
Context

Provocare

Contractele și documentele critice sunt adesea dispersate în e-mailuri, foldere locale și drive-uri partajate. Lipsesc vizibilitatea asupra expirărilor, controlul versiunilor și trasabilitatea acțiunilor. DocsPipe rezolvă aceste probleme oferind un spațiu unic, sigur și guvernat pentru întreg ciclul de viață al documentelor.

Soluție – ce livrează DocsPipe

Funcționalități cheie

📂

Structurare pe categorii

  • Tipuri predefinite: Contracte, Acte adiționale, Certificate, Acorduri NDA, Licențe etc.
  • Categorii custom, tag-uri și câmpuri dinamice (partener, nr. contract, dată, valabilitate).
  • Căutare avansată (full-text, meta-date, filtre multiple).
⏰

Expirări & alerte

  • Indicatori de stare: activ, expiră în X zile, expirat.
  • Notificări automate pe e-mail/in-app pentru praguri configurabile (ex: 90/60/30 zile).
  • Liste inteligente: „Expiră curând”, „Necesită atenție”.
📝

Fluxuri de aprobare

  • Stări configurabile (Draft → In Review → Approved → Archived).
  • Aprobatori pe rol/departament + comentarii și istoricul deciziilor.
  • Lock în fazele critice și jurnal de modificări.
🗃️

Upload & versiuni

  • Încărcare fișiere multiple, versiuni cu diff pe meta-date și note de versiune.
  • Previzualizare PDF/imagini, link securizat, checksum integritate.
  • Politici de retenție și arhivare controlată.
🔒

Securitate & RBAC

  • Permisiuni fine pe categorie, document, acțiuni (view/upload/approve/delete).
  • Audit trail complet: cine, ce, când (download, share, update, delete).
  • Criptare in-transit & at-rest, politici de acces pe echipe/companii.
🔗

Integrare nativă

  • Core Dashboard (parteneri, companii, procese Finance/Procurement).
  • Webhook-uri/REST API; pregătit pentru e-signature (ex: DocuSign) și SSO.
  • Legături către înregistrări operaționale (plăți, PO, comenzi).
Fluxuri operaționale

Adăugare document – simplu și controlat

  • Formular dedicat pentru creare (meta-date + fișier), separat de listarea generală.
  • Validări: categorie, partener, perioadă de valabilitate, obligatorii pe tip.
  • Atribuire automată de responsabil (owner) și rutare către aprobare dacă este cazul.

Avantaje

  • Colectare coerentă a datelor, fără omisiuni.
  • Scade timpul de introducere și crește calitatea registrului de contracte.

Listare & vizualizare – focus pe utilizare

  • Listă clară, cu acțiuni contextuale (download, share link, version history) vizibile doar la hover/meniu, pentru o interfață aerisită.
  • Badge-uri de stare: „Expiră în X zile”, „Expirat”, „În aprobare”.
  • Filtre rapide (categorie, partener, stare, interval expirare) și export CSV/PDF.

Avantaje

  • Găsești rapid documentul corect, fără aglomerație vizuală.
  • Prioritizezi acțiunile datorită status-urilor vizibile și filtrelor utile.

Management categorii – flexibil și guvernat

  • CRUD pentru categorii, câmpuri specifice pe categorie și modele de meta-date.
  • Politici de permisiuni per categorie (cine poate crea, aproba, șterge).
  • Template-uri de contract (documente-model) pentru reutilizare.
KPI & rezultate

KPIs urmărite

95%
Rată expirări prevenite
≤ 10 sec
Timp mediu găsire document
-40%
Timp mediu aprobare

În medie, organizațiile reduc cu peste 60% timpul consumat pe căutări și follow-up, evită întreruperi contractuale și cresc conformitatea auditului.

Guvernanță & integrare

Guvernanță, permisiuni și integrare în ecosistem

🛡️

Guvernanță & permisiuni

  • RBAC pe roluri și scope organizațional (companie/entitate).
  • Politici de retenție, time-to-live și ștergere controlată.
  • Loguri securizate & trail audit complet pentru controale externe.
🧩

Integrare

  • Legături cu Finance/Procurement/HR pentru acte suport.
  • API public & webhook-uri pentru evenimente (expirări, aprobări).
  • SSO (OIDC/SAML), pregătit pentru integrare e-signature.

Avantaje

  • Control fin al accesului și separarea responsabilităților.
  • Adoptare fluidă în ecosistemul existent; fără „big-bang”.
  • Trasabilitate completă pentru audit și conformitate.
Galerie

Capturi ecran